เมื่อโลกเข้าสู่ยุคของ AI (Artificail Intelligent) คนทำงานต้องพัฒนาตนเองเพื่อที่จะเป็นผู้บริหารและใช้งาน AI ให้การทำงานเกิดประโยชน์สูงสุด และในบทความชิ้นนี้เราจะมาดูกันว่ามี AI ตัวไหนบ้างที่สามารถช่วยงานมนุษย์ออฟฟิศ ให้สามารถจัดการความรับผิดชอบที่เคยต้องอาศัยขั้นตอนมากมายให้เหลือเพียงขั้นตอนเดียวและเร็วขั้น
- ระบบการจัดการเอกสาร: AI สามารถช่วยในการจัดการเอกสารออกแบบระบบการจัดเก็บและการค้นหาเอกสารที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยอาจมีการใช้ Natural Language Processing (NLP) เพื่อวิเคราะห์และจัดหมวดหมู่ข้อมูลได้ดีขึ้น หรือใช้ระบบการจัดการเอกสารอัตโนมัติ DMS (Document Management System) ในการจัดเก็บและจัดการเอกสารในองค์กรอย่างมีระบบ โดยใช้ AI เพื่อการสแกนและระบุเอกสาร โปรแกรมสแกนเอกสารและใช้ AI ในการระบุประเภทของเอกสาร เช่น ใบแจ้งหนี้, เอกสารสัญญา, หรือเอกสารการจัดการโครงการ
- ช่วยในการตอบคำถาม: AI สามารถช่วยตอบคำถามที่พนักงานมักถามอยู่เสมอ เช่น ข้อมูลพนักงาน, นโยบายบริษัท, และข้อมูลทางธุรกิจอื่น ๆ
- ระบบการตอบรับลูกค้า: AI สามารถใช้ในการตอบรับลูกค้าผ่านช่องทางต่าง ๆ เช่น อีเมล, การสนทนาในเว็บไซต์, หรือแชตบอต
- การวิเคราะห์ข้อมูล: AI สามารถช่วยในการวิเคราะห์ข้อมูลทางธุรกิจเพื่อให้มีการตัดสินใจที่ถูกต้องและมีประสิทธิภาพมากขึ้นอาทิ Grammarly มีฟีเจอร์ AI ที่ช่วยตรวจสอบและแก้ไขข้อความอีเมลให้เป็นไปตามไวยากรณ์ที่ถูกต้องและช่วยให้ข้อความมีความชัดเจนมากขึ้น
- Boomerang for Gmail: มี AI ที่ช่วยในการวิเคราะห์และแนะนำเวลาที่เหมาะสมในการส่งอีเมล รวมถึงการสร้างข้อความตอบกลับอัตโนมัติเมื่อไม่ได้รับการตอบรับภายในเวลาที่กำหนด
- IBM Watson Analytics: มี AI ที่ช่วยในการวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อให้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์ในการตัดสินใจ โดยใช้การประมวลผลข้อมูลและการเรียนรู้ของเครื่อง
- Tableau: มี AI ที่ช่วยในการสร้างกราฟและแผนภาพที่ช่วยในการแสดงข้อมูลอย่างชัดเจนและเข้าใจง่าย เพื่อช่วยในการตัดสินใจ
- ระบบการนัดหมาย: AI สามารถช่วยในการจัดการการนัดหมายของพนักงานโดยอัตโนมัติ และแจ้งเตือนพนักงานเกี่ยวกับการนัดหมายเหล่านั้น อาทิ Trello มีฟีเจอร์ AI ที่ช่วยในการแนะนำวิธีการจัดการงาน การแบ่งแยกงาน และการสร้างรายการงานตามลำดับความสำคัญ Asana มี AI ที่ช่วยในการติดตามความก้าวหน้าของงาน การสร้างและกำหนดกำหนดการ และการแจ้งเตือนเกี่ยวกับงานที่กำลังเข้าใกล้กำหนด
- การทำงานร่วมกับผู้คน: บางระบบ AI สามารถทำงานร่วมกับผู้คนโดยตรง เช่น การช่วยในการจัดทำเอกสารหรือการวางแผนโปรเจกต์ อาทิ Front เป็นระบบอีเมลที่มีฟีเจอร์ AI ในการจัดการอีเมลทีม ช่วยในการแบ่งแยกงาน การตอบกลับโดยอัตโนมัติ และการแจ้งเตือนเกี่ยวกับข้อความที่สำคัญ
นอกจากนี้ยังมีระบบ AI อื่น ๆ ที่ช่วยในงานออฟฟิศอีกมากมายตามความต้องการและประสบการณ์ของบริษัทแต่ละแห่งด้วย โดยมีเป้าหมายในการลดเวลาและค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน และเพิ่มประสิทธิภาพของทรัพยากรมนุษย์ในองค์กร
