หนึ่งในคำถามที่ใครหลาย ๆ คนสงสัยและยังไม่ได้คำตอบ ก็คือ “ใครเป็นคนที่คิดเริ่มให้ใช้ LINE (ส่วนตัว) ในการทำงาน” เพราะทุกวันนี้หลาย ๆ องค์กรทั้งราชการ รัฐวิสาหกิจ และเอกชน ต่างก็ใช้แอปพลิเคชัน LINE (ไลน์) เข้ามาเป็นส่วนหนึ่งในการทำงานทั้งนั้น ส่วนใหญ่มาในรูปแบบของการตั้งเป็นกลุ่มแล้วดึงไลน์ส่วนตัวของพนักงานเข้าร่วมกลุ่ม ถ้าเป็นองค์กรขนาดเล็กก็อาจจะมีกลุ่มเดียว แต่ถ้าองค์กรใหญ่ มีหลายแผนกหลายส่วนงาน แถมมีทีมย่อยอีก แล้วเราดันเข้าไปมีส่วนร่วมกับส่วนงานเล็ก ๆ หลายส่วน เราก็จะเป็นสมาชิกในกลุ่มเล็กกลุ่มน้อยอีกหลายกลุ่มทีเดียว
เราใช้ไลน์ทำงานกันอย่างไรบ้าง ต้องบอกว่าเราใช้ประโยชน์จากไลน์มาทำงานแทบจะทุกฟังก์ชันที่ไลน์สามารถทำได้ ไม่ว่าจะคุยเรื่องงานในแชต โยนไฟล์งานหากัน ส่งรูปภาพ ส่งคลิปวิดีโอ บันทึกโน้ตต่าง ๆ ติดแถบประกาศเตือนความจำ โทรประชุมงานได้ทั้ง voice call ธรรมดา และ video call (ใส่พื้นหลังเก๋ ๆ ได้อีกต่างหาก) จากแอปฯ ธรรมดา ๆ ที่ใช้สำหรับส่งข้อความหากันแบบทันที เอื้อการติดต่อสื่อสารที่รวดเร็ว เพราะใคร ๆ ก็โหลดมาใช้งาน และไม่เสียค่าบริการในการใช้งาน ขอแค่เชื่อมอินเทอร์เน็ตได้เท่านั้น ทำให้ไลน์กลายเป็นแอปฯ ยอดนิยมในการทำงานไปในทันที
ซึ่งการที่ใช้แอปฯ ไลน์เข้ามาเป็นช่องทางหนึ่งในการทำงาน นับว่าเป็นประโยชน์อย่างมากในยุคปัจจุบัน โดยเฉพาะช่วงที่ทีมงานจำเป็นต้องแยกย้ายไปทำงานบ้านใครบ้านมันจากสถานการณ์โรคระบาด ทว่ามันก็มีข้อจำกัดในการใช้งานอยู่ไม่น้อย เนื่องจากไลน์ไม่ได้ถูกออกแบบมาไว้สำหรับใช้ทำงานตั้งแต่แรก อย่างการส่งไฟล์ประเภทต่าง ๆ ที่มีอายุการใช้งาน หากไฟล์หมดอายุแล้วจะไม่สามารถเปิดหรือดาวน์โหลดได้ หรือข้อความแชตชอบหาย และสิ่งที่สำคัญที่สุดก็คือ “ความเป็นส่วนตัว” มันค่อย ๆ หายไป
เพราะกลุ่มไลน์บริษัทดึงเอาไลน์ส่วนตัวของพนักงานไปเข้ากลุ่ม ซึ่งปกติคนที่ใช้ไลน์ก็ใช้ในกิจกรรมส่วนตัว คุยกับเพื่อน ติดต่อญาติพี่น้อง ซื้อของออนไลน์ แต่เมื่อมีเรื่องงานเข้ามาเกี่ยวข้อง ทำให้แยกการแจ้งเตือนลำบากระหว่างแจ้งเตือนกลุ่มงานกับแชตที่ทำกิจกรรมส่วนตัว เส้นแบ่งระหว่างชีวิตส่วนตัวกับงานค่อย ๆ หายไปทุกที หลายองค์กรออกข้อบังคับห้ามไม่ให้พนักงานตั้งชื่อไลน์แบบเก๋ ๆ หรือใส่ภาพการ์ตูนที่ชอบ เสียงรอสายก็ใช้ไม่ได้ เพราะอาจต้องใช้ติดต่องานกับลูกค้า ใช้ติดต่อเรื่องที่เป็นทางการ ทั้งที่นั่นเป็น “ไลน์ส่วนตัว”
ยังไม่รวมสารพัดปัญหาที่มักเกิดขึ้นเป็นประจำ อย่างเช่นการเสี่ยงส่งข้อความผิดห้องแชต เพราะองค์กรเดียวแยกกลุ่มไลน์ออกเป็นกลุ่มเล็กกลุ่มน้อยเต็มไปหมด ไหนจะไลน์ที่คุยเรื่องส่วนตัว โดนสั่งงาน ตามงาน โดนด่าผ่านไลน์แทบจะตลอดทั้งวันไม่เว้นแม้กระทั่งวันหยุด บางทีดึกดื่นเที่ยงคืนเลิกงานมาตั้งหลายชั่วโมงแล้วก็ยังคุยงานกันอยู่เลย แม้ว่าจะแก้ไขโดยการเปิดการแจ้งเตือนเฉพาะในเวลาทำงานเท่านั้น แต่ก็มีหลายคนไม่วายโดนด่าเรื่องไม่อ่านไลน์งานแม้จะนอกเวลางาน ทำให้หลายคนเริ่มมีอาการทางประสาท เหมือนเป็นโรคหลอนเสียงแจ้งเตือนโดยเฉพาะเสียงไลน์
ในกรณีแบบนี้ ทำให้หลาย ๆ ประเทศผลักดันเรื่องการติดต่อเรื่องงานนอกเวลางานให้เป็นกฎหมายบังคับใช้จริง หลัก ๆ คือห้ามไม่ให้นายจ้างติดต่อเรื่องงานกับลูกจ้างนอกเวลางาน ไม่เช่นนั้นคือผิดกฎหมาย เพราะนอกเวลางาน มันเป็นเวลาส่วนตัวที่พนักงานจะใช้พักผ่อน ใช้ทำเรื่องส่วนตัวที่อยากทำ การไปดึงเวลาส่วนตัวของพนักงานมาปะปนเละเทะกับเรื่องงาน อาจทำให้คนทำงานรู้สึกอึดอัด รู้สึกโดนเอาเปรียบ เหมือนต้องคอย stand by ทำงานตลอด 24 ชั่วโมง ไม่รู้ว่าจะโดนตามงานเมื่อไร ซึ่งดูไม่มีความเป็นมืออาชีพนั่นเอง
อัปเกรดการทำงานร่วมกับทีม ใช้แอปฯ LINE WORKS ตอบโจทย์กว่า!
ต้องยอมรับว่าเพราะประโยชน์และความสะดวกของแอปฯ ไลน์ ทำให้เราเลือกที่จะใช้มันเป็นช่องทางในการพูดคุยติดต่อเรื่องงาน แต่เพราะว่าฟังก์ชันของแอปฯ ไลน์ธรรมดา ถูกออกแบบมาให้ใช้กับกิจกรรมส่วนตัวมากกว่าที่จะใช้ทำงาน ทางไลน์จึงได้ออกแอปฯ ที่มีความใกล้เคียงกันกับไลน์ที่เราใช้อยู่เดิมนี่แหละ แต่ฟังก์ชันเหมาะกับการทำงานมากกว่า เพื่ออัปเกรดการทำงานร่วมกับทีม และที่สำคัญ คือเพื่อทวงคืนไลน์ส่วนตัวจากเรื่องงาน ไปใช้แอปฯ “LINE WORKS” ที่สะดวกและเป็นระบบกว่า เพราะมีสิ่งที่ไลน์ธรรมดาไม่มี!
LINE WORKS เป็นแอปฯ จาก LINE ที่เหมาะสำหรับการทำงานโดยเฉพาะ สามารถตั้งให้เป็นแอปฯ ที่ใช้สำหรับทำงานขององค์กรได้เลย หน้าตาจะคล้าย ๆ กับ Microsoft Team ที่ไม่ได้ใช้แค่คุยแชตหรือโดยนไฟล์ต่าง ๆ หากันได้อย่างที่ไลน์ปกติทำ แต่ยังมีฟีเจอร์ต่าง ๆ ที่เพิ่มความสะดวกในการทำงานร่วมกับทีมอีกหลายอย่าง หมดปัญหาข้อความแชตหาย ไฟล์งานหมดอายุ ส่งข้อความผิดแชต ส่งเรื่องส่วนตัวเข้าห้องแชตออฟฟิศ รวมถึงแยกไลน์ส่วนตัวออกมา ไม่ต้องแยกการแจ้งเตือนเรื่องงานกับเรื่องส่วนตัวในไลน์ส่วนตัวอีกต่อไป
จริง ๆ แล้ว แอป LINE WORKS มีให้ใช้นานแล้ว แต่ยังไม่ค่อยเป็นที่นิยม อีกทั้งยังไม่เวอร์ชันภาษาไทย แต่ภาษาอังกฤษก็ไม่ได้ใช้งานยากขนาดนั้น เนื่องจากหน้าตาของมันก็จะคล้ายกับไลน์ที่เราคุ้นเคยดีอยู่แล้ว เพียงแต่เราสามารถจัดแบ่งระบบทีม จัดหมวดหมู่ของงาน ตารางนัดหมาย ปฏิทินงาน คนรับผิดชอบ กล่องข้อความ แบบที่ออกแบบมาเพื่อใช้ทำงานโดยเฉพาะ ไม่ปะปนกับแอปฯ ไลน์ส่วนตัว ทำให้การทำงานเป็นระบบระเบียบมากขึ้น ซึ่งสามารถใช้งานได้ฟรี สูงสุดถึง 100 ผู้ใช้ แต่ถ้าต้องการแบบที่อัปเกรดขึ้น แพ็กเกจแบบเสียเงินก็มีเหมือนกัน
ฟีเจอร์หลัก ๆ ของแอปฯ LINE WORKS มีฟังก์ชันพื้นฐานเหมือนที่ไลน์ธรรมดามี เช่น การส่งข้อความและรูปภาพ voice call และ video call สามารถแชตกับไลน์ปกติได้ ฉะนั้น ไม่ต้องกังวลเรื่องใช้งานยากอะไร เพราะเราค่อนข้างคุ้นชินกับหน้าตาของมันจากแอปฯ ไลน์ธรรมดาอยู่แล้ว ที่สำคัญ เราสามารถหาดาวน์โหลดมาใช้ได้ฟรีทั้งบน iOS, Android, macOS และ Windows
ส่วนที่เพิ่มมาก็คือฟีเจอร์ที่เหมาะกับการทำงาน อย่างการแบ่งกลุ่มตามตำแหน่งงาน การลงเวลางานในปฏิทิน กำหนดส่งงาน ตารางนัดหมายต่าง ๆ สร้างหน้าที่การทำงานและกำหนดผู้รับผิดชอบพร้อมกำหนดส่งงานได้ มีบอร์ดที่โพสต์พวกข้อความประกาศต่าง ๆ ขั้นตอนหรือคู่มือการทำงาน กฎระเบียบอะไรก็ได้เพื่อให้ทุกคนได้ทราบอย่างทั่วถึง เช็กได้ว่าใครอ่านหรือยังไม่อ่านโพสต์นั้นบ้าง (ป้องกันการพลาดการรับข่าวสาร) และส่งไฟล์งานไม่มีวันหมดอายุ เพราะมีพื้นที่จัดเก็บให้ใช้งานร่วมกันในองค์กร ฟรี 5GB รายละเอียดดังนี้
- แบ่งกลุ่มตามตำแหน่งงาน
หลังจากเชิญทีมงานเข้ามาใน LINE WORKS แล้ว ทุกคนจะได้กรอกข้อมูลต่าง ๆ และลงทะเบียนใช้งาน ฟีเจอร์นี้เป็นฟีเจอร์ที่ใช้จัดกลุ่มคนตามตำแหน่ง หน้าที่งาน สายงาน ก็สามารถสร้างกลุ่มตามนั้น ระบุว่าแต่ละคนทำหน้าที่อะไร ถ้าจะประสานงานเรื่องนี้ต้องติดต่อโดยตรงกับใคร สามารถดูได้จากตำแหน่งและหน้าที่ตรงส่วนนี้ ไม่ต้องมานั่งถามว่าชื่อไลน์แปลก ๆ หรือชื่อที่เป็นอิโมจินี้ว่าเป็นใคร หรือต้องไล่หาว่าคนนี้อยู่ห้องแชตไหนให้วุ่นวาย
- สร้างหน้าที่การทำงาน หรือรายการงานที่ต้องทำ
ทำหน้าที่เหมือนสมุดเตือนความจำที่ลงแผนในการทำงาน สามารถสร้างหน้าที่การทำงานหรือรายการงานที่ต้องทำในแต่ละวันลงไปได้ แนบไฟล์แนบรูปลงไปด้วยก็ได้ เผื่อจำเป็นต้องใช้ ส่วนนี้เป็นส่วนที่ช่วยให้เราสามารถจัดการงานได้เป็นระบบระเบียบมากขึ้น หรือจะมอบหมายงานให้คนอื่นก็ได้ สั่งงานกันผ่านแอปฯ นี้แหละ ระบุชื่อคนที่รับผิดชอบงานชิ้นนั้น ๆ ระบุกำหนดส่งงาน โดยสามารถติดตามความคืบหน้าของงานได้ว่าไปถึงไหนแล้ว ใครรับผิดชอบอยู่
- มีปฏิทินที่ใช้ลงเวลางาน นัดหมาย การประชุม
เป็นปฏิทินที่ใช้ร่วมกันในองค์กร แสดงตารางว่าในแต่ละวันใครต้องทำอะไรบ้าง ทีมงานคนไหน หรือกลุ่มไหนจะทำอะไรก็สามารถลงเวลาเอาไว้ได้เลย ในปฏิทินจะระบุตารางงานต่าง ๆ คิวประชุมงาน นัดหมาย ที่จะส่งหาทุกคนในทีมเพื่อแจ้งให้ทราบร่วมกัน จะดูตารางของเพื่อนร่วมงานได้ ว่าแต่ละคนว่างตอนไหนบ้าง หรือใครมีคิวงานอะไร สะดวกในการวางแผนประชุม หรือจะใช้นัดไปปาร์ตี้หลังเลิกงานก็ยังได้ แถมตัวแอปฯ ยังสามารถสร้าง Video Meeting ให้เราได้ด้วย หากต้องการประชุมผ่าน video call ก็ทำได้เลย ไม่ต้องข้ามไปใช้บริการอื่น
- แยกผู้ติดต่อในองค์กรกับนอกองค์กร
เพราะเราไม่ได้คุยงานแค่กับคนในองค์กรหรือคนในทีมเท่านั้น เราอาจต้องคุยงานกับคนนอกองค์กรด้วย อย่างเช่นลูกค้าหรือคนนอกที่มีดีลงานด้วยกัน หมดปัญหาการนั่งไล่รายชื่อว่าใครเป็นใครเพราะมีเยอะมาก จึงสะดวกกว่าหากแยกประเภทไว้ว่าคนนี้คือคนนอกจากบริษัทนั้นบริษัทนี้ เวลาที่จะติดต่อใครต่อใครก็จะง่ายขึ้นเยอะ
- ส่งไฟล์งานไม่มีวันหมดอายุ เพราะมีพื้นที่ฟรีให้ใช้ร่วมกัน 5GB
ฟีเจอร์การรับและส่งข้อความยังคงใช้งานได้เหมือนกับไลน์ธรรมดา แต่สิ่งที่เหนือกว่าคือ ไม่ว่าเราจะเปลี่ยนเครื่อง เปลี่ยนบัญชี ล็อกอินเครื่องใหม่ ข้อมูลหรือไฟล์ที่เราส่งไปก็จะไม่หายไปไหน ข้อมูลจะถูกจัดเก็บไว้บนคลาวด์ ปัญหาไฟล์งานต่าง ๆ ถูกจำกัดอายุจนดาวน์โหลดหรือเปิดไม่ได้จะไม่เกิดขึ้นอีกต่อไปแล้ว เพราะมีพื้นที่ให้ใช้ร่วมกันฟรี 5GB หรือถ้าจะใช้งานมากกว่านั้น จะซื้อแพ็กเกจเพิ่มพื้นที่ได้ แถมยังจัดเก็บเป็นโฟลเดอร์ที่หาดูได้ง่าย ไม่ต้องไปคุ้ยแชตเก่า ๆ ที่คุยเมื่อหลายวันก่อนอีกต่อไป
- กระดานข่าว บอร์ดแปะประกาศ ใช้สื่อสารเรื่องแจ้งให้ทราบ
นึกถึงภาพของกระดานข่าวประชาสัมพันธ์ในองค์กรที่อยู่หน้าประตูห้องทำงานดูสิ แต่นี่ยกบอร์ดนั้นมาไว้บนจอ เป็นฟีเจอร์ที่ใช้ประกาศเรื่องสำคัญต่าง ๆ ที่ต้องการให้คนทั้งบริษัทรับทราบโดยทั่วกัน รวมถึงการแจ้งเตือนไปยังทีมงานต่าง ๆ ให้รับทราบความเคลื่อนไหว สามารถเช็กได้ว่าใครอ่านโพสต์ไหนไปแล้วบ้าง ป้องกันคนตกข่าว แจ้งเตือนโพสต์มาใหม่ และโพสต์ไหนที่จำเป็นต้องอ่านบ้าง มีรูปแบบบอร์ดให้เลือกใช้งานตามต้องการ เช่น รายงานประจำสัปดาห์ หรือรายรับ-รายจ่ายของบริษัท เป็นต้น
