ผู้ที่ประสบความสำเร็จไม่ได้ทำงานอย่างหนัก แต่พวกเขาทำงานอย่างชาญฉลาด กล่าวคือ พวกเขาบริหารจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ เมื่อลองย้อนดูตัวเอง คุณแบ่งเวลา 24 ชั่วโมงให้กับอะไรบ้าง แต่ทำไมคนนั้น คนนี้ ถึงทำอะไรได้เยอะแยะไปหมด ทั้งทำงานประจำ แล้วยังมีอาชีพเสริม มีเวลาไปออกกำลังกาย นั่งสมาธิ เที่ยวเมืองนอก ดำน้ำ เล่นดนตรี ออกค่าย ฯลฯ แต่เรานี่สิ ทำงานยุ่งทั้งวัน บางวันต้องหอบงานกลับมาทำที่บ้าน วันนี้เรามีเคล็ดลับบริหารเวลา ของคนที่บริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพมาฝากกัน
ให้เวลากับสิ่งที่สำคัญ
- สิ่งที่รีบ และสำคัญ ได้แก่ กิจกรรมที่มีกำหนดเวลา ต้องรีบทำทันที เช่น งานที่ได้รับมอบหมายโดยตรง
- สิ่งที่ไม่รีบ แต่สำคัญ มักเป็นกิจกรรมที่มีความสำคัญต่ออนาคต เช่น การพัฒนาตัวเอง การเรียน การออกกำลังกาย แผนการทำงานในอนาคต
- สิ่งที่รีบ แต่ไม่สำคัญ ได้แก่ ธุระที่ไม่ได้เกี่ยวกับเรา ควรลดการใช้เวลาในเรื่องเช่นนี้ให้เหลือน้อยที่สุด
- สิ่งที่ไม่รีบ และไม่สำคัญ เช่น ดูละคร, เช็ก Facebook ควรลดการใช้เวลาในเรื่องนี้ให้เหลือน้อยที่สุดเช่นกัน
เราต้องให้เวลากับสิ่งที่สำคัญก่อนเสมอ โดยเฉพาะอย่างยิ่งกิจกรรมในกลุ่มที่ 2 คือ ไม่รีบ แต่สำคัญ เพราะผลจากการกระทำเกี่ยวข้องกับความก้าวหน้าในอนาคต
ตั้งเป้าหมายแต่ละวันให้ชัดเจน
การบริหารเวลาที่ง่ายที่สุดหรือน้อยที่สุด คือ เมื่อตื่นเช้าขึ้นมาควรจะรู้ว่าวันนี้มีงานสำคัญอะไรที่ต้องทำบ้าง เพื่อช่วยให้เราจัดลำดับงานก่อนหลังได้อย่างถูกต้อง โดยพยายามปิดงานที่สามารถส่งต่อให้คนอื่นไปทำงานต่อได้เพื่อไม่เป็นการเสียเวลา และเพื่อให้การบริหารเวลาเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุดเราควรจะรู้แผนงานทั้งสัปดาห์หรือทั้งเดือน เพื่อจัดลำดับงานให้สอดคล้องกันในแต่ละวัน ตั้งเป้าหมายในการจัดการงานให้ชัดเจน และลงมือทำอย่างจริงจังกับเป้าหมายที่ตั้งไว้
โฟกัสในงานที่ทำ
หาตัวช่วยเพื่อลดเวลาในการทำงาน
ในยุคปัจจุบันมีตัวช่วยจำนวนมาก ที่ช่วยให้ชีวิตการทำงานนั้นง่ายและรวดเร็วขึ้น เช่น เทคโนโลยี สามารถนำมาช่วยในการทำงานได้รวดเร็วขึ้น หัดใช้โปรแกรม หรือ Application เพื่อช่วยให้ทำงานได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพนอกจากนี้การกระจายงานส่งต่องานที่เหมาะกับความสามารถของคนในทีมก็เป็นการบริหารเวลาอย่างหนึ่ง นอกจากจะเป็นการลดภาระของเราเพื่อจะได้ไป Focus กับสิ่งที่เราควรจะทำมากกว่า ยังเป็นการฝึกและสร้างประสบการณ์ให้รุ่นน้องในทีมอีกด้วย
อะไรที่ไม่ควรเสียเวลา ก็มองข้ามไป
ลองมานั่งคิดดูซิว่าใน 1 วัน เราเสียเวลากับเรื่องอะไรที่มากเกนไปหรือเปล่า เช่น เสียเวลาในการเดินทางมาทำงานนานไปไหม เสียเวลาเข้าห้องน้ำนานไปหรือเปล่า สิ่งเหล่านี้สามารถปรับเปลี่ยนพฤติกรรมได้หรือไม่ หรือใช้เวลารับกินข้าวเป็นเวลานาน ๆ เป็นประจำ หลายคนชอบออกไปรับประทานอาหารกลางวันไกล ๆ จากออฟฟิศ อย่างไรก็ลองปรับลดดูบ้าง กินอาหารง่าย ๆ เร็ว ๆ บ้างก็ได้ ประหยัดทั้งเงินทั้งเวลา ใครที่รู้ตัวว่าติดโซเชียลมากไป ทำให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลง เช่น ต้องเช็ก Social ตอบ LINE ตลอดเวลา ไม่ว่าจะเช้า สาย กลางวัน บ่าย เย็น ถึงบ้าน ก่อนนอน ไม่นับเวลาพัก และอื่น ๆ อีก ถึงจะดูครั้งละ 5 นาที แต่รวม ๆ แล้ว ก็เสียเวลาเป็นชั่วโมงต่อวันได้เหมือนกัน
เพราะในหนึ่งวันมีเวลาจำกัดเพียง 24 ชั่วโมง หากมีงานอยู่ล้านแปดสิ่งที่ต้องทำให้เสร็จทุกงานนั้น การบริหารเวลาและใช้เวลาอย่างคุ้มค่าที่สุดจึงเป็นเรื่องสำคัญ วันนี้เราลองหันกลับมาพิจารณาตัวเองกันบ้างว่า ที่เราทำงานไม่เสร็จ จริง ๆ แล้วเป็นเรื่องของเวลา หรือเราใช้เวลาหมดไปกับสิ่งที่ไม่จำเป็นอยู่หรือเปล่า ลองมาบริหารเวลาและจัดสมดุลระหว่างชีวิตการทำงาน และชีวิตส่วนตัวได้ดีแค่ไหน และที่สำคัญ เรามีความสุขกับชีวิตที่เป็นอยู่แล้วหรือยัง
