เวลาไม่เคยรอใคร! ใช้ให้คุ้มเพื่อสร้างงานอย่างมืออาชีพ

ผู้ที่ประสบความสำเร็จไม่ได้ทำงานอย่างหนัก แต่พวกเขาทำงานอย่างชาญฉลาด กล่าวคือ พวกเขาบริหารจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ เมื่อลองย้อนดูตัวเอง คุณแบ่งเวลา 24 ชั่วโมงให้กับอะไรบ้าง แต่ทำไมคนนั้น คนนี้ ถึงทำอะไรได้เยอะแยะไปหมด ทั้งทำงานประจำ แล้วยังมีอาชีพเสริม มีเวลาไปออกกำลังกาย นั่งสมาธิ เที่ยวเมืองนอก ดำน้ำ เล่นดนตรี ออกค่าย ฯลฯ แต่เรานี่สิ ทำงานยุ่งทั้งวัน บางวันต้องหอบงานกลับมาทำที่บ้าน วันนี้เรามีเคล็ดลับบริหารเวลา ของคนที่บริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพมาฝากกัน

ให้เวลากับสิ่งที่สำคัญ

การบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพต้องเริ่มจากการจัดลำดับความสำคัญของสิ่งที่จะทำ เพราะในชีวิตของเรามีอะไรให้ทำเป็นล้านอย่าง แต่เราต้องรู้ว่าแต่ละอย่างมีความสำคัญที่ไม่เท่ากัน เราจึงควรบริหารเวลาโดยเลือกให้เวลากับสิ่งที่มีความสำคัญมากที่สุด ในชีวิตออกเป็น 4 ประเภท
  • สิ่งที่รีบ และสำคัญ ได้แก่ กิจกรรมที่มีกำหนดเวลา ต้องรีบทำทันที เช่น งานที่ได้รับมอบหมายโดยตรง
  • สิ่งที่ไม่รีบ แต่สำคัญ มักเป็นกิจกรรมที่มีความสำคัญต่ออนาคต เช่น การพัฒนาตัวเอง การเรียน การออกกำลังกาย แผนการทำงานในอนาคต
  • สิ่งที่รีบ แต่ไม่สำคัญ ได้แก่ ธุระที่ไม่ได้เกี่ยวกับเรา ควรลดการใช้เวลาในเรื่องเช่นนี้ให้เหลือน้อยที่สุด
  • สิ่งที่ไม่รีบ และไม่สำคัญ เช่น ดูละคร, เช็ก Facebook ควรลดการใช้เวลาในเรื่องนี้ให้เหลือน้อยที่สุดเช่นกัน

เราต้องให้เวลากับสิ่งที่สำคัญก่อนเสมอ โดยเฉพาะอย่างยิ่งกิจกรรมในกลุ่มที่ 2 คือ ไม่รีบ แต่สำคัญ เพราะผลจากการกระทำเกี่ยวข้องกับความก้าวหน้าในอนาคต

ตั้งเป้าหมายแต่ละวันให้ชัดเจน

การบริหารเวลาที่ง่ายที่สุดหรือน้อยที่สุด คือ เมื่อตื่นเช้าขึ้นมาควรจะรู้ว่าวันนี้มีงานสำคัญอะไรที่ต้องทำบ้าง เพื่อช่วยให้เราจัดลำดับงานก่อนหลังได้อย่างถูกต้อง โดยพยายามปิดงานที่สามารถส่งต่อให้คนอื่นไปทำงานต่อได้เพื่อไม่เป็นการเสียเวลา และเพื่อให้การบริหารเวลาเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุดเราควรจะรู้แผนงานทั้งสัปดาห์หรือทั้งเดือน เพื่อจัดลำดับงานให้สอดคล้องกันในแต่ละวัน ตั้งเป้าหมายในการจัดการงานให้ชัดเจน และลงมือทำอย่างจริงจังกับเป้าหมายที่ตั้งไว้

โฟกัสในงานที่ทำ

เราอาจจะตั้งเป้าหมายในการทำงานโดยกำหนดเวลาในการทำงานให้ตัวเอง เพื่อสร้างแรงกระตุ้น และสร้างความกดดันให้ตัวเองอีกทางหนึ่งด้วย เช่น งานชิ้นนี้ ต้องทำให้เสร็จภายในครึ่งชั่วโมง โดยในระหว่างที่ทำงานนั้นเราควรจะจำกัดโลกส่วนตัว เพื่อที่จะปิดกั้นตัวเองจากสิ่งรบกวน เพราะสิ่งรบกวนต่าง ๆ ทำให้เราหลุดโฟกัสจากงานที่ทำอยู่ตรงหน้าได้ง่าย ๆ ได้แก่ เช่น ลดเวลาการเช็กอีเมล ซึ่งจริง ๆ แล้วคุณอาจใช้เวลาในการตอบอีเมลไม่ได้มากเท่าไร อาจใช้แค่ 2 นาที แต่เวลากับสิ่งอื่น ทำให้คุณตั้งตั้งต้นเพื่อทำสมาธิใหม่กับงานที่ทำอยู่ก็ได้

หาตัวช่วยเพื่อลดเวลาในการทำงาน

ในยุคปัจจุบันมีตัวช่วยจำนวนมาก ที่ช่วยให้ชีวิตการทำงานนั้นง่ายและรวดเร็วขึ้น เช่น เทคโนโลยี สามารถนำมาช่วยในการทำงานได้รวดเร็วขึ้น หัดใช้โปรแกรม หรือ Application เพื่อช่วยให้ทำงานได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพนอกจากนี้การกระจายงานส่งต่องานที่เหมาะกับความสามารถของคนในทีมก็เป็นการบริหารเวลาอย่างหนึ่ง นอกจากจะเป็นการลดภาระของเราเพื่อจะได้ไป Focus กับสิ่งที่เราควรจะทำมากกว่า ยังเป็นการฝึกและสร้างประสบการณ์ให้รุ่นน้องในทีมอีกด้วย

อะไรที่ไม่ควรเสียเวลา ก็มองข้ามไป

ลองมานั่งคิดดูซิว่าใน 1 วัน เราเสียเวลากับเรื่องอะไรที่มากเกนไปหรือเปล่า เช่น เสียเวลาในการเดินทางมาทำงานนานไปไหม เสียเวลาเข้าห้องน้ำนานไปหรือเปล่า สิ่งเหล่านี้สามารถปรับเปลี่ยนพฤติกรรมได้หรือไม่ หรือใช้เวลารับกินข้าวเป็นเวลานาน ๆ เป็นประจำ หลายคนชอบออกไปรับประทานอาหารกลางวันไกล ๆ จากออฟฟิศ อย่างไรก็ลองปรับลดดูบ้าง กินอาหารง่าย ๆ เร็ว ๆ บ้างก็ได้ ประหยัดทั้งเงินทั้งเวลา ใครที่รู้ตัวว่าติดโซเชียลมากไป ทำให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลง เช่น ต้องเช็ก Social ตอบ LINE ตลอดเวลา ไม่ว่าจะเช้า สาย กลางวัน บ่าย เย็น ถึงบ้าน ก่อนนอน ไม่นับเวลาพัก และอื่น ๆ อีก ถึงจะดูครั้งละ 5 นาที แต่รวม ๆ แล้ว ก็เสียเวลาเป็นชั่วโมงต่อวันได้เหมือนกัน

เพราะในหนึ่งวันมีเวลาจำกัดเพียง 24 ชั่วโมง หากมีงานอยู่ล้านแปดสิ่งที่ต้องทำให้เสร็จทุกงานนั้น การบริหารเวลาและใช้เวลาอย่างคุ้มค่าที่สุดจึงเป็นเรื่องสำคัญ วันนี้เราลองหันกลับมาพิจารณาตัวเองกันบ้างว่า ที่เราทำงานไม่เสร็จ จริง ๆ แล้วเป็นเรื่องของเวลา หรือเราใช้เวลาหมดไปกับสิ่งที่ไม่จำเป็นอยู่หรือเปล่า ลองมาบริหารเวลาและจัดสมดุลระหว่างชีวิตการทำงาน และชีวิตส่วนตัวได้ดีแค่ไหน และที่สำคัญ เรามีความสุขกับชีวิตที่เป็นอยู่แล้วหรือยัง